リモートワークが始まったきっかけは、コロナウイルスの感染の拡大です。
私の勤務している会社は全国規模の一部上場しているメーカーです。
私は内勤業務で自社製品の受発注を行っています。
会社の規模が大きいこともあり、国内の感染拡大初期の2月の初めには、
「リモートワークが可能な部署は随時切り替えるように」
と社長から発信がされていましたが、2月時点では全社的には中々進みませんでした。
メーカー勤務で経験したリモートワーク
一方私の部署は、事務所での内勤業務であるにもかかわらず2月中には数人ずつで試験的にリモートワークを開始しました。
私のいる部署は普段から効率化を求められる職務で、メンバーの方たちも新たな取り組みが好きな人達が多く、反対意見が上がることなく全員が声を揃えてリモートワークを推進していきました。
パソコンを外部のインターネット環境でも使えるようにし、紙のものはすべてデータ化し、パソコン内で見られるようにしました。
事務所を閉鎖したので電話の窓口はなくなりましたがFAXをデータで見られるようにし、共有のメールアドレスを作成してメールの窓口を開設しました。
社内のコミュニケーションツールとしてチャットアプリを開設し、社内連絡用の携帯を全員分手配しました。
なくしても問題ない仕事を発見
リモートワークを始めて一番良かったことは通勤時間が無くなったことで子供との時間や家事をする時間が増えました。
私の場合、通勤時間が往復で約1時間30分かかるので週5日で計算しても一週間で約7時間30分も時間の節約ができています。
また、公共交通機関を利用しているので朝の満員電車に乗らなくていいのは精神的にもかなり楽になっています。
効率化という意味でも、週一度の会議や毎日数十件の電話がなくなっても仕事が回っているので、やることが当たり前のようになっている仕事もなくしてみたら意外と大丈夫なものもあるのではないかと気付くことができました。
事務所を閉めて電話が無くなったため、先方への連絡はメールのみで、急な連絡等が発生した場合はたまに困ることがありますがその何倍もの電話がなくなっていることを考えると無駄がなくなっているように感じます。
業務が振り分けられていれば監視はいらない
私の部署は業務中の監視はありませんが、先方からの依頼や作業中の仕事などが共有の画面で見えるようになっている為、誰がどのような仕事が残っているのかなどがわかるようになっています。
また、業務の振り分けがきちんとされていることと、効率良く仕事をすることが評価される雰囲気があるので、過度な監視もなく、リモートワークを続けられています。
その業務の振り分けと雰囲気がスムーズにリモートワークに切り替えられた要因の一つかもしれません。
メンバー間のコミュニケーションは問題なくできています。通常の連絡はチャットアプリや電話を用いて連絡を取り合っています。
個人情報や機密情報などセキュリティー面に関してはすべてデータ化してパソコン内に入っているので個人情報や機密情報の文書を紛失したりすることがないので問題ないかと思います。
また、データ化されたファイル等は基本的にはクラウド上に保管しているので万が一パソコン本体の盗難等の被害にあったとしても対処できるようになっています。
無駄な仕事や監視がなくなるきっけに
製造や接客業など必ず会社に行かなければならない仕事はたくさんあるとは思いますがそれ以外の理由、設備や制度などでリモートワークが中々進まない
会社は多いのではないかと思います。
そのような会社は、今度の投資だと考えて思い切って早急に進めた方が良いと私は個人的に思います。
全くの一からリモートワークを始められる会社にとっては設備投資などの費用で大きな負担になるかと思います。
しかし、リモートワークを始めることで、今までやることが当たり前になっていた無駄な仕事がなくなったり、上司が部下を監視しなくても仕事が回るような働きかたになったり、働き方の多様性が生まれて優秀な人材が入ってきやすくなったりといった良いことも出てくるとは思いますので投資だと考えて思い切って進めるのが良いかと思います。