急遽テレワークを導入して気づいた問題点…事前に準備しておくことは?

都内の会計事務所に勤務しております。

主に法人のお客様の記帳代行、申告業務を行っております。

東京オリンピックに向けテレワーク導入は進められていましたが、今回のコロナ拡大により早急に導入が開始となりました。

非常事態宣言が出ました4月7日の時点では、事務所自体もまだ緊急性を認識しておらず職員の約2、3割がテレワークになるよう、シフトを組んで交代でテレワークを行う方向性でした。

このとき、交代で一つのノートパソコンを複数人で共有するというところに疑問を持つ人は多く、当初の会社の認識の甘さにも不満を感じる従業員も多いようでした。

その後ノートパソコンを追加発注し、4月末には全員分のノートパソコンの準備ができました。

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急遽テレワークを導入して気づいた問題点

4月末からほぼ出社しない状況となりましたが、担当する業務によっては出社しなければならない人がいたりと個人差があります。

急遽テレワークを導入していった経緯もあり、また、テレワーク導入説明会を行うのも感染防止の観点から行われなかったりと、約1カ月経った今でも不十分なところが多々ありますが、以下まとめます。

私の勤務先では業務開始・終了時には上司にメール等で連絡をする、というルールがあります。

しかし業務中はカメラなどで監視されているわけではないので、実際に業務を行っているかどうかは確認しづらい状況です。

報告先の上司が休みの場合もあり、予定していなかった他の急ぎの業務が入ってくることもあるので、連絡の正確性はあまりなく、管理として必要なのか疑問を感じております。

個人で回線契約していて業務に使用できる人は、その回線を使用しているのですが金銭的補助は全くありません。

個人契約の回線を使用していて情報漏えい等あった場合、どうするのかも特に説明がないため回線がある人でも事務所契約のポケットWifiを使用している人もいます。

また、電話の貸与もないためどうしても取引先と電話をする必要がある場合、個人契約の電話を使用することになるため業務がやりづらいと感じることが多々あります。

テレワークを導入する前に、事前に決めておいたほうがいいと思う事柄を次の通りです。

今回は緊急でリモートワークを行わなければならず、事前説明会も開催できない状況だったので今でも人によって理解が違うところがあるため、可能なら説明会は行ったほうが良いと思います。
従業員の自宅設備の準備もあるので、どこからどこまでが会社と個人の準備するものの線引は事前に決めておいたほうがスムーズかと思います。
取引先とのやり取りや、郵便物についても事前に取り扱いを決めておいたほうが良いかと思います。
ポケットWifiだと通信料の制限を超える可能性が高いので、対策を考える必要があると思います。
緊急な対応が必要な場合、相談出来る人が限られていると連絡つかない時に困難な状況になると思うので、そういった場合の連絡網があると業務が進みやすいと思います。

事前の準備をせずに急遽行うと色々と大変ですが、テレワークには確かによいところも沢山あります。

通勤する必要がなくなるので、その分の時間をプライベートに充てることができるようになりました。

また洗濯をしながら、休憩を兼ねて食料を買いに行く等、ある程度の家事をしながらも業務可能になるため、効率良く生活が出来るようになりました。

これは勤務先によると思いますが、私の勤務先では6時から22時の間で合計８時間業務を行えば良いため、休憩時間1時間を考慮すると、早い人は15時にはその日の勤務を終えることができます。

人によって朝の方が調子が良い方、午後からのほうが調子が良い方様々ですので、これはとてもありがたいと思いました。